ESPACIO ABIERTO: INTRODUCCIÓN
Percibido por todos como la verdadera revolución en el mundo del trabajo, elespacio abierto ha conseguido en los últimos años extenderse en la mayoría de las estructuras organizativas de las empresas.
De hecho, la mayoría de las empresas modernas ya no proporcionan a sus empleados cubículos aburridos y sin alma, sino que les dejan vagar libremente por los meandros del espacio abierto, con una mayor cooperación y puesta en común de ideas entre los empleados.
Por desgracia, es descubrir que todo esto es sólo un sueño o, en el mejor de los casos, que los beneficios de estas grandes espacios de reunión de los empleados, de hecho, fueron definitivamente sobrevalorado.
Creadas para estimular el intercambio de ideas, la ayuda entre compañeros, las relaciones interpersonales y para reducir los costes de la empresa, las oficinas abiertas resultan ser cada vez más espacios infernales donde reina el caos. Y ahora son muchos los que lamentan que el viejo y querido despacho se comparta, como mucho, con un compañero y esté dotado de una puerta con cerradura.
Pero las cifras son implacables. Según datos de laInternational Facility Management Association, el 70% de las oficinas de Estados Unidos se encuentran en un espacio único y abierto, sin divisiones. E incluso las empresas más innovadoras son grandes defensoras de los espacios abiertos. Basta pensar en la mayor oficina de espacio abierto del mundo, capaz de albergar a casi 3.000 ingenieros, encargada por el CEO de Facebook, Mark Zuckerberg, al arquitecto Frank Gehry.
Y por eso ya hay quien da un paso atrás y habla de la Oficina Híbrida, un cruce entre las oficinas de toda la vida y el espacio abierto, con paneles, tabiques y salas acristaladas para tener un poco de intimidad. Un ejemplo es el proyecto del arquitecto estadounidense Edward Ogosta, subcampeón del concurso Lugar de Trabajo del Futuro 2.0.
Hay varios estudios que intentan dar una respuesta sobre el tema, ¡profundicemos juntos en ellos!
INFORME DE LA ESCUELA DE NEGOCIOS DE HARVARD
Las empresas se dieron cuenta de que hacinar a los empleados en una gran sala podía ahorrar mucho espacio (y dinero). De hecho, estas oficinas abiertas a las que están condenados los trabajadores hoy en día son disfuncionales: además de más ruido y menos capacidad de concentración, la colaboración se pone en duda.
Un nuevo estudio de la Harvard Business School ha demostrado que los espacios de oficina abiertos disminuyen significativamente el volumen de interacción cara a cara en un 70% aproximadamente. La interacción virtual, a través del correo electrónico y la mensajería instantánea, es mayor en estos casos, pues:
Según los datos del estudio, los empleados se sienten casi intimidados por los espacios abiertos en el trabajo, hasta el punto de que no se sienten cómodos hablando en voz alta en ellos porque temen distraer a sus compañeros. Por ello, muchas personas permanecen pegadas a sus puestos de trabajo y recurren a los chats en línea para comunicarse.
Una queja frecuente de quienes trabajan en un espacio abierto es la falta de privacidad. En estos casos, los empleados no disponen de un verdadero espacio privado, ya sea para trabajar por su cuenta o para tomarse un tiempo libre. Muchos de los que se sienten incómodos haciendo o recibiendo llamadas personales.
Uno de cada tres trabajadores se distrae con frecuencia en las oficinas abiertas espacio, mientras que uno de cada seis dijo que también obstaculizan la creatividad.
Otro elemento interesante es el relativo aldescenso de la productividad. De hecho, alrededor del 31% de los empleados que trabajan en espacios abiertos son incapaces de expresar su opinión cuando se les pide su opinión en el trabajo.
INFORME DE LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE AUCKLAND
En cambio, un nuevo informe realizado por la Universidad Tecnológica de Auckland afirma que quienes trabajan en oficinas de planta abierta tienden a ser más hostiles y reservados que quienes tienen una sola habitación para ellos.
Además, los empleados que se ven obligados a compartir su oficina con más de dos personas tienden a mostrar signos de desconfianza, tienen poca inclinación a hacer amistades con sus compañeros y, en general, son menos cooperativos y más individualistas.
Todo ello se debe a que hoy la gran mayoría de las oficinas son en realidad espacios abiertos, una moda-manía que se extendió en Estados Unidos a partir de los años sesenta y que sigue en boga, apoyada en la idea de que este tipo de arquitectura predispone a un mayor diálogo entre los empleados, lo que redunda en una mayor productividad.
INFORME DE LA UNIVERSIDAD DE CORNELL
Por otra parte, un interesante estudio de la Universidad de Cornell llama la atención sobre la influencia que tiene el trabajo en oficinas abiertas en la productividad de los empleados.
Es cierto, los espacios abiertos permiten una optimización del espacio, son una solución, como señaló Michael Bloomberg, para «promover la equidad y la transparencia». En definitiva, permiten a los jefes y directivos vigilar a sus empleados, controlando sus actividades, laborales y no laborales.
Pero es precisamente el rendimiento laboral el que se ha deteriorado notablemente a lo largo de los años. De hecho, según este reciente estudio, el ruido es uno de los aspectos más «denunciados» por los trabajadores y, siempre según los datos, el nivel sonoro en los espacios abiertos reduce la productividad en un 66%.
INFORME DE LA REVISTA DE PSICOLOGÍA AMBIENTAL
Otro estudio publicado en 2013 en la revista Journal of Environmental Psychology, confirma la situación: muchos de los encuestados se sienten frustrados por las constantes distracciones y su rendimiento laboral se ha deteriorado, la mitad de la muestra señala que la falta de privacidad es un gran problema, y el El 30% se queja de la falta de privacidad.
Por no hablar de otros dos aspectos fundamentales. En primer lugar, la mayor facilidad de propagación de virus y bacterias en un entorno abierto, lo que se traduce en una mayor probabilidad de que los trabajadores enfermen y, por tanto, se ausenten del trabajo. En segundo lugar, no respetar la personalidad del empleado. Es decir, no todo el mundo está hecho para trabajar en un espacio compartido.
El llamadopersona altamente sensible» (HSP), un término acuñado por el psicólogo Elaine Aron para describir a todas aquellas personas (el 20% de la población) que están fuertemente influenciadas por su entorno y cuyo rendimiento depende en gran medida de agentes externos, se ven muy perjudicadas por la «limitación» de trabajar en un espacio abierto y confuso. Como señala Lynn Stuart Parramore, los espacios abiertos decretan la «muerte» de las PSH.
Con un daño evidente también para las empresas. Porque, como señala Parramore, las «personas sensibles» son las que, si se les pone en las condiciones adecuadas, pueden ser más creativas y productivas que el empleado medio, pero siempre que no se les moleste o se les someta a estrés emocional.
TURNO DE TRABAJO: LA MUERTE DE DOLLY, DILBERT Y EL DOCTOR NO
La Dra. Nicola J. Millard, que combina psicología y futurología, también cree que las oficinas abiertas son ineficientes. En su libro blanco Workshift: The Death of Dolly, Dilbert and Doctor No, Millard argumenta que nuestro trabajo en la oficina se ve constantemente perturbado (cada tres minutos, para ser exactos) principalmente por la forma de los espacios corporativos.
«Lasoficinas abiertas son un modelo único que no se adapta a nadie«, explicó Millard en una reciente charla en New Scientist Live. «Nos interrumpen cada tres minutos y tardamos entre ocho y veinte minutos en recuperar la concentración perdida. Y luego están los correos electrónicos: recibimos demasiados. Y luego las reuniones, los colegas, todo distrae».
ENCUESTA SOBRE EL LUGAR DE TRABAJO 2016
Como resultado del mayor caos percibido en las oficinas de planta abierta, la Encuesta de Lugares de Trabajo 2016 de Gensler descubrió que el 67% de los trabajadores del Reino Unido se sienten agotados al final de cada jornada laboral debido al entorno de su oficina.
Además, las oficinas mal diseñadas están ahogando la innovación en las empresas: aunque más de ocho millones de empleados en el Reino Unido trabajan en entornos de planta abierta, muchos de ellos no ofrecen variedad ni elección, ni están construidos pensando en tareas y actividades específicas.
«Los espacios de oficina cerrados no son un enemigo a batir«, dijo Philip Tidd a Gensler. «Pasar a un plan abierto simplista puede no ser la opción más eficaz en los entornos de trabajo hiperconectados de hoy».
INFORME DE LA BBC
Además, un informe del La BBC de enero de 2017 también descubrió que los empleados que trabajan en oficinas de planta abierta son menos productivos que los 15% en comparación con los que trabajan en oficinas individuales y tienen el doble de probabilidades de enfermar, dada la mayor facilidad de propagación de patógenos entre los trabajadores en un espacio abierto, lo que se traduce en mayores tasas de absentismo.
En declaraciones a la BBC, Sally Augustin, psicóloga ambiental y de diseño de Design with Science, en Illinois, afirma que, aunque es posible trabajar en lugares abarrotados, estamos en nuestro mejor momento cuando podemos concentrarnos plenamente: «Es una pena desperdiciar capacidad por no dar a la gente un lugar para trabajar.
INFORME DE STEGMEIER CONSULTING GROUP
Por último, el Stegmeier Consulting Group, en un estudio diseñado para investigar el estado de las oficinas abiertas, también recogió varias quejas de los trabajadores a los que entrevistó. Esto es lo que resultó:
- El 33% de los encuestados dijo que se quejaron de las constantes distracciones sonoras;
- El 25% denunció el ausencia total de la llamada «privacidad audible» (es decir, la imposibilidad de hacer o recibir llamadas telefónicas, sin ser escuchadas por otros);
- El 19% se quejó de la frecuencia de las interrupciones no deseadas;
- El 8% se quejó de la falta de la llamada «privacidad visual» (que no permite protegerse de la mirada de los demás);
- El 6% se quejó de las distracciones visuales;
- El1% tuvo un problema con el limpieza y salubridad del entorno
ESPACIO ABIERTO: PROS Y CONTRAS
A partir de estos estudios y de las diferentes conclusiones a las que han llegado, podemos reunir, en dos categorías, todas las ventajas e inconvenientes asociados al trabajo en una oficina de planta abierta. Vamos a ver específicamente cuáles son:
VENTAJAS
Como reacción a las oficinas pequeñas y anónimas que parecen todas iguales, se crearon espacios abiertos para fomentar la puesta en común, la colaboración y el intercambio de ideas. Las ventajas de trabajar en un espacio abierto pueden resumirse en estos 4 puntos:
- Horizontalidad: en una oficina sin paredes ni separaciones, es más fácil percibir la cercanía entre los compañeros, construir la integración y, al mismo tiempo, mantener la diferencia de funciones y responsabilidades, deconstruyendo las jerarquías con un el consiguiente aumento de la motivación personal.
- Contaminación: trabajar en un mismo espacio permite el intercambio entre diferentes sectores y equipos. Las habilidades, las actividades, la experiencia de las diferentes partes de la empresa se convierten en un valor compartido. La contaminación de ideas y habilidades es la base para de la innovación.
- Socialización: la proximidad y el compartir el espacio fomentan la interacción y socialización entre personas que trabajan en la misma empresa.
- Colaboración: la apertura de los espacios promueve una sensación de fluidez y dinamismo, la se facilitan las comunicaciones, la información circula más rápidamente, por lo que así como las ideas.
Cuando los espacios abiertos potencian estos 4 aspectos, es probable que aumente la productividad, la motivación y el bienestar de las personas en la empresa. Si en 2010, según un estudio realizado por la Asociación Internacional de Facility Management, alrededor del 68% de las personas trabajaban en una oficina sin paredes o con tabiques mínimos, este porcentaje ha aumentado aún más.
DESVENTAJAS
Pero, ¿es el escenario realmente tan positivo? Según estudios e investigaciones también reciente, la satisfacción de los empleados con los espacios abiertos es muy baja, y hay muchas razones para quejarse. En particular, se informa de que Críticas al trabajo en el espacio abierto:
- Ninguna o muy poca protección de la intimidad;
- Sobrecarga sensorial: compartir el mismo espacio somete a las personas a continuos estímulos sonoros y visuales;
- Dificultad para concentrarse, facilidad para perder el tiempo y aumento del estrés;
- Fricción entre compañeros: las paredes separan, es cierto, pero también pueden desempeñar un papel de protección y mediación entre las personas.
Los espacios abiertos se basan en sutiles equilibrios, por lo que un buen diseño del puesto de trabajo puede hacer mucho para limitar los contras y potenciar todos los aspectos positivos de una oficina sin paredes ni separaciones.
CÓMO TRABAJAR BIEN EN ESPACIOS ABIERTOS
Estas son algunas de las mejores prácticas útiles tanto desde el punto de vista empresarial como personal:
- Trabajar en un espacio abierto está bien, pero es importante que haya salas separadas y más pequeñas en las que la gente pueda hacer una llamada, reunirse en unas cuantas o incluso simplemente aislarse para lograr la concentración que necesita.
- A menudo se pueden utilizar estructuras ligeras y discretas, pero capaces de crear una separación entre estaciones, útil para proteger la privacidad y definir el espacio personal. También se pueden utilizar paneles de absorción acústica para limitar las consecuencias negativas del ruido.
- Los puestos de trabajo deben ser amplios y estar equipados con todos los accesorios y el mobiliario útil en una oficina funcional, cómoda y eficiente.
- Cada persona debe estar equipada con una taquilla para guardar documentos y material personal, una silla ergonómica y, si es posible, todos los accesorios necesarios para mantener una postura correcta.
- Por supuesto, es esencial que todos se comprometan a respetar a los demás y el espacio compartido. Se debe evitar el tono de voz, los timbres de los teléfonos móviles, el uso de dispositivos, cualquier comportamiento que pueda molestar, desconcentrar o crear caos y confusión.
CONCLUSIONES
A pesar de haber nacido con la máxima buena fe para intentar hacer el entorno de trabajo un lugar menos alienante y más atractivo en el que el de las personas se sintieran como en casa, en realidad la oficina abierta no demostró ser capaz de satisfacer estas condiciones; aquí, de hecho, que que empiece a pensar en diferentes sistemas de oficina hoy mismo.
Los arquitectos y los expertos sugieren que se opte por una solución híbrida, que implica algunos «ajustes» menores. La sugerencia es centrarse en salas flexibles y puestos de trabajo modulares, con paneles divisorios para proteger la privacidad de los empleados. De este modo, no será necesario poner patas arriba todo el edificio y se podrá devolver cierta tranquilidad a los trabajadores.
Especialmente a los que se clasifican como «personas altamente sensibles«, es decir, personas excesivamente influenciadas por el entorno exterior y que son incapaces de sacar nada en claro cuando perciben que son observados por otros.
Al tratarse de personas «altamente sensibles», que prestan una atención exagerada a lo que sus compañeros puedan pensar de ellos, les resulta extremadamente difícil hacer frente al estrés emocional al que están expuestos a diario. Y en lugar de acabar en la picota, prefieren quedarse de brazos cruzados, con consecuencias catastróficas en el plano del rendimiento y la autoestima.
Si te ha parecido interesante el artículo y estás pensando en renovar o modificar el entorno de tu oficina, ya sea un espacio abierto o no, ¡no dudes en dejar un comentario al final del artículo y hacernos llegar tus ideas y dudas al respecto!