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OFICINA DEL FUTURO: ¿CÓMO SERÁ?

oficina del futuro

OFICINA DEL FUTURO: INTRODUCCIÓN

¿Cómo será la oficina del futuro? Los expertos afirman que será multifuncional, ecosostenible, reconfigurable, ágil, dinámico, flexible y respetuoso con las personas. La oficina del futuro se construirá en torno a los usuarios.

La percepción del espacio de trabajo, ya sea individual o compartido, está cambiando definitivamente gracias a una serie de dinámicas que envuelven nuestras vidas: en primer lugar la tecnología, la flexibilidad del trabajo y la atención a la sostenibilidad y la salud de los que viven en estos lugares.

Se fomentará el intercambio de información y la colaboración, tanto interempresarial como dentro de la propia empresa, con el apoyo de dispositivos y aplicaciones y, además, se introducirán nuevos modelos organizativos para la oficina que se centren más en lo agradable del lugar que en la productividad de las horas pasadas en el escritorio.

Esto es lo que dice Emanuele Madini, de P4I-Partners4Innovation:

«La transformación Lo digital comienza en el puesto de trabajo de cada empleado. Restricciones del espacio y el tiempo se desmoronan: las tecnologías actuales permiten la las personas para que realicen sus tareas dónde, cómo y cuándo quieran, a través de los medios más adecuados. Un cambio de paradigma que muchos empresas ya han realizado, con resultados que superan las expectativas».

El espacio en el que realizamos nuestro trabajo cada día afecta a nuestro rendimiento más de lo que podemos imaginar. Un entorno de trabajo funcional y moderno puede contribuir significativamente a aumentar el bienestar de los trabajadores, lo cual es fundamental para aumentar la productividad (¡hay figuras en la empresa dedicadas exclusivamente a aumentar los niveles de satisfacción de los empleados!)

Según un reciente estudio realizado por la empresa de investigación PAC, el 57% de las empresas italianas tienen la intención de ofrecer modelos y espacios de trabajo más flexibles a sus empleados en los próximos años, lo que incluye proporcionarles sistemas para acceder de forma segura a los datos de la empresa a distancia.

entorno de trabajo

OFICINA DEL FUTURO: CARACTERÍSTICAS

Con un lugar de trabajo cada vez más flexible, ¿cómo será la oficina del futuro?

En primer lugar, la ubicación fija pronto será un recuerdo lejano. Atrás quedarán los empleados sentados en la misma mesa, que no pueden alejarse de su puesto de trabajo, ya que el trabajo se concentra en un solo dispositivo.

Su lugar lo ocupará el concepto de«espacio de trabajo«, que ofrece la disponibilidad de un espacio de trabajo en línea que permite a cada trabajador acceder de forma única a su información de trabajo independientemente de la ubicación o el dispositivo utilizado para acceder a ella.

Se animará a los trabajadores a moverse con frecuencia de un escritorio a otro, y a utilizarlos sólo cuando sea estrictamente necesario, siguiendo la práctica del llamado hotdesking, útil para estimular la creatividad y la capacidad de resolver problemas. El trabajo inteligente y las herramientas para compartir se convertirán en la norma y ya no en excepciones.

Tampoco hay que olvidar el nivel de confort del entorno, ya que la neurociencia ofrece ahora pruebas científicas del efecto de los colores, las formas, los sonidos y el aire en el nivel de concentración y bienestar al realizar una tarea.

Una investigación realizada en Harvard ha descubierto que las oficinas con mejor ventilación, iluminación natural y temperaturas medias aumentan el rendimiento de los empleados y les ayudan a dormir mejor cuando vuelven a casa.

Por ello, la oficina del futuro prestará más atención al aspecto estético, así como a los aspectos ergonómicos y funcionales de los colores, las luces, el mobiliario y los puntos de acceso a las herramientas y los documentos para que las personas puedan trabajar lo mejor posible.

INTELIGENCIA ARTIFICIAL

La oficina del futuro albergará la Inteligencia Artificial (IA). El impacto de la IA hasta la fecha no es fácilmente medible. Hay quienes creen que ayudará a crear muchos nuevos puestos de trabajo.

Otros especulan, sin embargo, que rediseñará el lugar de trabajo digital, reduciendo la actividad humana. Gartner devuelve la cuestión a sus fundamentos, señalando que las tareas rutinarias se automatizarán.

Gracias a la IA, las personas tendrán más libertad para gestionar actividades valiosas en términos de creatividad y planificación.

ROBOBOSS

Analizando lo que los directivos hacen cada día, los bots y la IA ya pueden realizar diversas tareas como validar informes o proyectos, detectar anomalías pero también contratar, despedir, evaluar el rendimiento laboral o gestionar proyectos.

En la oficina del futuro se aplicarán diversos algoritmos que apoyarán a las Líneas de Negocio en el desempeño de sus tareas: responsables de recursos humanos, departamentos de control, oficinas de compras, unidades de desarrollo y producción, etc. Sin reemplazar las funciones de la alta dirección, los Robobosses serán cada vez más comunes en las empresas.

LUGARES DE TRABAJO MÁS INTELIGENTES

La oficina del futuro seguirá aplicando la inteligencia incremental. El Internet de los objetos hace una contribución fundamental a la gobernanza. Hoy en día, los sensores y las aplicaciones gestionan y supervisan los edificios inteligentes para controlar el clima, la energía, la potencia de procesamiento y la seguridad.

Los actuadores y conectores conectados a sensores de medición y detección, cámaras de vídeo y etiquetas RFID se multiplican para localizar todo tipo de activos y simplificar el mantenimiento y el control.

En el futuro, el IoT permitirá nuevos servicios: desde la asignación de plazas de aparcamiento y puestos de trabajo hasta la gestión de nuevos puntos de contacto que apoyarán el trabajo de las personas como, por ejemplo, tótems interactivos, tableros electrónicos, instalaciones multifuncionales basadas en un uso evolucionado de la señalización digital.

La Inteligencia Digital, por un lado, y la gestión de Big Data, por otro, beneficiarán el trabajo de las personas al ayudar a las organizaciones a ser más eficientes y proactivas.

zona de trabajo

ASISTENTES PERSONALES VIRTUALES

Otro tema tecnológico en la oficina del futuro es el aprendizaje automático. Los algoritmos de aprendizaje automático y la mayor familiaridad con la automatización animarán a los asistentes personales virtuales (APV) a entrar en las áreas de trabajo.

Los asistentes de voz como Siri, Cortana, Google Now y Alexa han avanzado mucho desde que entraron en la vida cotidiana de los consumidores.

Las empresas están muy retrasadas, pero los proveedores están impulsando nuevos desarrollos: IBM Watson, por ejemplo, está trabajando con una red de socios en la industria de suministro de muebles para introducir el aprendizaje automático y el aprendizaje profundo en los asistentes de voz.

En el futuro, las empresas pasarán a adoptar los APV para las actividades relacionadas con la formación, la gestión del calendario y otras.

Estos asistentes también empezarán a hablar y a coordinarse entre sí, integrados en instalaciones interactivas, tableros electrónicos y todas las soluciones de apoyo al trabajo en las organizaciones. Los analistas prevén que en un futuro próximo una oleada de APVs inundará el lugar de trabajo.

CAMBIAMOS DE PROFESIÓN Y LOS PROFESIONALES CAMBIAN

Los continuos cambios tecnológicos afectan a los trabajadores, a sus funciones y tareas y, por tanto, a la oficina del futuro.

La digitalización está borrando algunas profesiones pero creando otras. La gestión de los big data requiere de la Ciencia de los Datos; la gestión de las interfaces de usuario relacionadas con la proliferación de aplicaciones y dispositivos requiere de equipos de DevOps. y los diseñadores de servicios; el Internet de las cosas implica a los integradores de sistemas, pero también a los gestores de activos digitales capaces de replantear las plataformas que gestionan los contenidos transmitidos a través de objetos conectados y comunicados, cada vez más multifuncionales.

GIG ECONOMÍA

«Gig» en inglés significa empleo temporal. El concepto de economía colaborativa no es nuevo. Aprovechar tus habilidades y tu tiempo para hacer contribuciones a la empresa no es trivial.

Los diseñadores, desarrolladores, pero también los traductores, pueden prestar sus servicios mediante fórmulas abiertas de gestión de la oferta y la demanda. De cara al futuro, la oficina del futuro promoverá la gestión del talento y la colaboración cruzada.

La economía colaborativa se traducirá para los recursos externos en contribuciones recompensadas con dinero, y para los internos en la promoción profesional. Ciertamente, será necesario replantear las plataformas de intercambio a medida que los trabajadores autónomos introduzcan sus propias tecnologías dentro del perímetro corporativo.

Significa presupuestar las nuevas políticas utilizando la información para evaluar la capacidad de los trabajadores para desempeñar las funciones más demandadas.

DESTREZA DIGITAL

Cuando Gartner habla de destreza digital se refiere a la capacidad, pero también a la voluntad de los trabajadores de utilizar las tecnologías existentes y emergentes. El éxito en el trabajo vendrá de una mentalidad abierta y elástica, curiosa y ágil, que no se resiste al cambio.

Por el contrario, ganarán los que estén siempre dispuestos a aprender y a abrazar con entusiasmo la transformación digital. En el Currículum Vitae 4.0, la tecnología juega y jugará cada vez más un papel primordial con respecto a cualquier trabajo. Sea cual sea su sector y su puesto, la destreza digital será crucial para el trabajo.

En laera de la disrupción, la agilidad 4.0 será un detonante de cambio positivo que permitirá a ciertas empresas ser más competitivas y más vanguardistas que otras.

Microsoft Envisioning Center

El Microsoft Envisioning Center es el laboratorio de la empresa informática estadounidense donde se estudian y prueban las tecnologías de vanguardia para implantar la oficina del futuro. Situada en Redmond, sede de la empresa de Gates y Allen, es una concentración de innovación. No pudo evitar tener un «lugar de trabajo» a la altura.

Por ello, se pidió a Studio O+A que diseñara una oficina completamente diferente a los cánones de los espacios de trabajo habituales, capaz no sólo de seguir la velocidad del cambio en la «forma de trabajar», sino también de anticiparse a ella.

Olvidado el entorno estándar: puestos informáticos, zonas de descanso y salas de reuniones, el Microsoft Envisioning Center propone una visión de lo que es un oficina ideal.

Todo gira en torno al módulo geométrico del Next Generation Meeting Hexagon, construido con paneles de madera y paneles fonoabsorbentes, equipado con cámaras de 360°, pizarras interactivas capaces de guardar en la memoria todo lo que se escribe y taburetes a lo largo del perímetro. El Hexágono está diseñado para soportar videoconferencias avanzadas y permite la interacción multidimensional entre los participantes y los muros de información técnica.

Este es una demostración de cómo la tecnología y el espacio físico colaborarán cada vez más. juntos para proporcionar servicios sin fisuras en el entorno de trabajo.

El Microsoft Envisioning Center se completa con la esquina de la cafetería. El espacio está inundado de luz natural y está equipado con grandes lámparas que -de forma independiente- se ajustan según la luminosidad de la habitación.

De nuevo, la tecnología está ahí pero no se ve. «Todavía existe un acalorado debate sobre si el diseño del lugar de trabajo puede realmente facilitar el cambio en el puesto de trabajo, comenta Primo Orpilla. «Supongo que es una realidad, pero que sólo se hace realidad si las personas que utilizan el espacio comprenden plenamente el concepto y están dispuestas a dejarlo funcionar».

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PERSPECTIVAS DE FUTURO

Según una encuesta realizada por Regus a 22.000 directivos y profesionales, la progresiva mejora tecnológica y la digitalización han llevado a la búsqueda de lugares de trabajo ágiles y flexibles que se basan en el concepto de teletrabajo.

Esto le permite permanecer siempre operativo-productivo aunque no esté en su oficina. La nueva tendencia es la de las instalaciones de trabajo inteligentes, en las que se puede trabajar sin costes fijos y con la máxima libertad de horarios.

Francis Cleary señala: «En contra de lo que la gente cree, diseñar la oficina del futuro no consiste sólo en encontrar la ubicación adecuada para los escritorios».

«Lo que realmente importa es responder a tres preguntas básicas: cuándo, dónde y cómo se hace el trabajo. Las ventajas del cotrabajo y la mayor movilidad ya no son patrimonio de los millennials, sino también de otras generaciones de trabajadores. Las oficinas del futuro, por tanto, tienen que ser espacios donde la productividad, la creatividad y la colaboración sean el centro de atención».

La encuesta de Regus de 2017 reveló que hasta una quinta parte de los altos directivos y propietarios de empresas de todo el mundo que participaron eligieron los centros de negocios como su lugar preferido para trabajar a distancia. Cleary continúa:

«Las oficinas del futuro se están convirtiendo en una especie de destino en el que se elige trabajar simplemente porque es donde mejor se trabaja».

NUEVO PARADIGMA DEL EMPLEO

Los temas de la sostenibilidad y la atención al bienestar de las personas se han convertido en pilares del estilo de vida del hombre moderno. El verde está siempre presente: ya sean plantas y flores, o jardines y terrazas enteras, este elemento natural favorece el estado de ánimo y la salud.

A este respecto, un estudio realizado por la Universidad de Exter ha confirmado la influencia positiva de las plantas y las flores en la productividad de los empleados, que aumentaría hasta un 15%.

La vida laboral también está muy a menudo ligada al tiempo libre de las personas: la necesidad que surge hoy en día es, por tanto, poder tener una conexión entre el deporte y el trabajo.

No es casualidad que muchas empresas hayan incorporado gimnasios e instalaciones en sus espacios de trabajo para que los empleados se mantengan tonificados y mejoren su salud: esto sucede gracias a los beneficios de las actividades deportivas que liberan endorfinas, lo que afecta positivamente al estado de ánimo y al equilibrio mente-cuerpo.

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CONCLUSIONES

¿Cómo podemos esperar entonces que nuestras oficinas sigan siendo las mismas, con escritorios, teléfonos de sobremesa y mesas inmóviles?

Sobre todo porque ahora en nuestro país no se habla más que de flexibilidad, de smart-working, de trabajar desde casa. La mayoría predice que la oficina del futuro será más interactiva, colaborativa y simplificada que las actuales gracias a tecnologías y procesos que permitirán formas de trabajo innovadoras.

Incluso se piensa en innovaciones como drones, hologramas, comunicaciones Bluetooth y transmisores sensoriales.

Andrew Laing, director general de DEGW, afirma que: «La clásica estructura de «9 a 5 en una oficina» está dando paso a un entorno de trabajo virtual: los empleados trabajan las 24 horas del día en su Blackberry o su portátil.

Las empresas pueden aprovechar la evolución natural de la oficina encontrando un equilibrio entre el espacio virtual y el físico. Esto podría aumentar la productividad y reducir los costes, sin sacrificar la cultura de la empresa ni la motivación individual.

Los líderes empresariales innovadores han reconocido recientemente que la tecnología permite a sus empleados ser móviles, trabajar con sus colegas a distancia y en diferentes momentos, y realizar el trabajo de diversas maneras, tanto dentro como fuera de la oficina. Estas empresas ahorraron dinero, aumentaron la flexibilidad laboral y aprovecharon sus bienes inmuebles lo mejor que pudieron.

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Sin embargo, la suposición de que la comunicación virtual y los entornos de trabajo a distancia sustituirán por completo la necesidad de reunir físicamente a las personas es engañosa. La riqueza de la comunicación cara a cara permite una interacción rápida y personalizada, que acelera la toma de decisiones y el flujo de información de un modo que aún no se ha conseguido plenamente en los entornos de trabajo puramente virtuales.

Al mismo tiempo, los entornos de trabajo tradicionales son cada vez más improductivos y pronto pasarán de moda entre las empresas líderes, si no lo están ya. La solución podría estar en el lugar de trabajo híbrido, una mezcla de espacio abierto y espacios de trabajo cerrados a disposición de los usuarios cuando los necesiten. Las empresas tendrán que intentar seguir el ritmo».

Si está planeando diseñar su oficina del futuro, ya sea a través de espacio abierto o mediante nuevas estructuras híbridas, ¡este artículo es perfecto para usted! En caso de que tengas ideas, dudas o simplemente comentarios que hacer, no dudes en dejar un comentario, ¡estaremos encantados de debatir contigo!

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