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ESPACE OUVERT: SONT-ILS VRAIMENT UTILES?

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ESPACE OUVERT: INTRODUCTION

Perçu par tous comme la véritable révolution dans le monde du travail, l’espace ouvert a pu ces dernières années s’étendre à la plupart des structures organisationnelles des entreprises.

En fait, la plupart des entreprises modernes ne fournissent plus à leurs employés des cabines ternes et sans âme, mais les laissent paître librement dans le dédale de l’espace ouvert, au nom d’une plus grande coopération et d’un plus grand partage d’idées entre les employés.

Malheureusement, il devient clair que tout cela n’est qu’un rêve ou, au mieux, que les avantages de ces que tout cela n’est qu’un rêve ou, au mieux, que les avantages de ces surestimés.

Nés pour stimuler le partage d’idées, aider les collègues, les relations interpersonnelles et réduire les coûts commerciaux, les bureaux à aire ouverte se révèlent de plus en plus comme des espaces infernaux, où le chaos règne en maître. Et beaucoup regrettent maintenant le cher vieux bureau d’être partagé avec un collègue et équipé d’une porte verrouillable.

Mais les chiffres sont implacables. Aux États-Unis, 70% des bureaux, selon les données de l‘International Facility Management Association, se développent dans un seul espace ouvert, sans divisions. Et même les entreprises les plus innovantes sont de grands partisans de l’espace ouvert. Pensez au plus grand bureau d’espace ouvert au monde, capable de loger près de 3000 ingénieurs, commandé par le PDG de Facebook, Mark Zuckerberg, à l’architecte Frank Gehry.

Il y a donc déjà ceux qui prennent du recul et parlent du Bureau Hybride, un croisement entre bureaux à l’ancienne et open space, avec des panneaux, des cloisons et de petites baies vitrées pour avoir un peu d’intimité. Un exemple en est le projet de l’architecte américain Edward Ogosta, deuxième classé au concours Workplace of the Future 2.0.

Il existe plusieurs études qui tentent de donner une réponse sur le sujet, allons-y ensemble!

HARVARD BUSINESS SCHOOL REPORT

Les entreprises ont réalisé que le fait d’emballer les employés dans une seule pièce pouvait économiser beaucoup d’espace (et d’argent). En réalité, ces bureaux espace ouvert auxquels les travailleurs sont désormais condamnés sont dysfonctionnels: en plus du bruit et des possibilités de concentration, la collaboration est également remise en cause.

Une nouvelle étude de la Harvard Business School a montré que les espaces de bureaux ouverts diminuent considérablement le volume d’interaction face à face d’environ 70%. L’interaction virtuelle, via e-mail et messagerie instantanée, est plus importante dans ces cas, donc:

Selon les données issues de l’étude, les employés sont presque intimidés par les espaces ouverts au travail, à tel point qu’ils ne se sentent pas à l’aise de parler fort en eux, car ils ont peur de distraire leurs collègues. Pour cette raison, beaucoup restent collés à leurs postes de travail et utilisent des chats en ligne pour communiquer.

Une plainte fréquente de ceux qui travaillent à l’intérieur d’un espace ouvert est celle du manque d’intimité. Dans ces cas, les employés ne disposent pas de véritables espaces privés, ni pour travailler seuls, ni pour faire une pause. Beaucoup ne sont pas à l’aise pour passer ou recevoir des appels personnels.

Un travailleur sur trois est souvent distrait dans les bureaux espace ouverts, tandis qu’un sur six a déclaré qu’ils entravent également la créativité.

Un autre élément intéressant est celui relatif à la baisse de la productivité. En fait, environ 31% des employés travaillant dans des espaces ouverts ne sont pas en mesure d’exprimer leur opinion lorsqu’on leur demande un avis au travail.

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AUCKLAND UNIVERSITY OF TECHNOLOGY REPORT

Au lieu de cela, un nouveau rapport mené par l’Université de technologie d’Auckland déclare que ceux qui travaillent dans des bureaux à espace ouvert ont tendance à être plus hostiles et réservés que ceux qui ont une chambre simple disponible pour eux-mêmes.

De plus, les employés qui se retrouvent contraints de partager leur bureau avec plus de deux personnes ont tendance à montrer des signes de méfiance, ont peu tendance à se lier d’amitié avec des collègues et sont généralement moins collaboratifs et plus individualistes.

Tout cela tient au fait qu’aujourd’hui la grande majorité des bureaux sont en fait des espaces ouverts, un engouement pour la mode qui s’est répandu aux États-Unis depuis les années 60 et toujours en vogue, soutenu par l’idée que ce type d’architecture prédispose à un plus grand dialogue entre employés, conduisant ainsi à une meilleure productivité.

CORNELL UNIVERSITY REPORT

Une étude intéressante de l’Université Cornell, d’autre part, se concentre sur l’influence du travail dans les bureaux à espace ouvert sur la productivité des employés.

Il est vrai que les espaces ouverts permettent une optimisation des espaces, ils sont une solution, comme l’a souligné Michael Bloomberg, pour «promouvoir l’équité et la transparence». En bref, ils permettent aux dirigeants et aux gestionnaires de garder un œil sur les employés, de contrôler leurs activités, à la fois professionnelles et non professionnelles.

Mais c’est précisément la performance au travail qui s’est considérablement dégradée au fil des ans. En fait, selon cette étude récente, le bruit est l’un des aspects les plus «signalés» par les travailleurs et, selon les données, le niveau sonore des espaces ouverts réduit la productivité de 66%.

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JOURNAL OF ENVIRONMENTAL PSYCHOLOGY REPORT

Également une autre étude publiée en 2013 sur Journal of Environmental Psychology, confirme la situation: de nombreuses personnes interrogées pensent qu’elles se sentent frustrées par les distractions constantes et ont aggravé leur performance au travail, la moitié des échantillons rapportent que le manque d’intimité est un gros problème et 30% se plaint du manque d’intimité.

Sans oublier deux autres aspects fondamentaux. Le premier, la propagation plus facile, dans un environnement ouvert, de virus et de bactéries, ce qui se traduit par une plus grande probabilité, pour les travailleurs, de tomber malade, et donc d’être absent du travail. Deuxièmement, le non-respect de la personnalité de l’employé. Autrement dit, tous ne sont pas conçus pour fonctionner dans un espace partagé.

Le soi-disant ‘highly sensitive person‘ (HSP), terme inventé par le psychologue Elaine Aron pour décrire toutes ces personnes (20% de la population) qui sont fortement influencées par leur environnement et dont les performances dépendent fortement des agents extérieurs, sont gravement endommagées par la «  contrainte  » de travailler dans un espace ouvert et déroutant. Comme le souligne Lynn Stuart Parramore, les espaces ouverts décrètent la «mort» des HSP.

Avec des dommages évidents aussi pour les entreprises. Parce que, comme le souligne Parramore, les « personnes sensibles  » sont celles qui, si elles sont placées dans les bonnes conditions, parviennent à être plus créatives et productives qu’un employé moyen, mais à condition qu’elles ne soient pas dérangées ou soumises à un stress émotionnel.

WORKSHIFT: THE DEATH OF DOLLY, DILBERT AND DOCTOR NO

Le Dr Nicola J. Millard, qui combine psychologie et futurologie, estime également que les bureaux à espace ouvert sont inefficaces. Dans son livre blanc Workshift: The Death of Dolly, Dilbert et Doctor No, Millard affirme que notre travail de bureau est constamment perturbé (toutes les trois minutes pour être précis) principalement en raison de la conformation des espaces corporatifs.

« Les bureaux espace ouverts sont un modèle adapté à tout le monde qui ne convient à personne « , a expliqué Millard lors d’une récente conférence au New Scientist Live.. « Nous sommes interrompus toutes les trois minutes et il faut huit à vingt minutes pour revenir à la concentration perdue. Et puis il y a les e-mails: nous en recevons beaucoup trop. Et puis réunions, collègues, tous distrayants « .

WORKPLACE SURVEY 2016

En raison du plus grand chaos perçu dans les bureaux à espace ouvert, Gensler’s Workplace Survey 2016 a révélé que 67% des travailleurs britanniques se sentent épuisés à la fin de chaque journée de travail en raison de leur environnement de bureau..

En outre, les bureaux mal conçus entravent l’innovation dans les entreprises: bien que plus de huit millions d’employés au Royaume-Uni travaillent dans des environnements d’espaces ouverts, beaucoup d’entre eux n’offrent pas de variété ou de choix, ni ne sont pris en compte en fonction de tâches et d’activités spécifiques.

« Les espaces de bureaux fermés ne sont pas un ennemi à combattre« , a déclaré Philip Tidd à Gensler. « Passer à un plan ouvert simpliste n’est peut-être pas l’option la plus efficace dans les environnements de travail hyper-connectés d’aujourd’hui. »

BBC REPORT

En outre, un rapport du BBC de janvier 2017 a également constaté que les employés travaillant dans des bureaux ouverts sont moins productifs de 15% par rapport à ceux qui travaillent dans des bureaux individuels et sont deux fois plus susceptibles de tomber malades, étant donné la propagation plus facile des agents pathogènes parmi les travailleurs dans un espace ouvert, avec une augmentation conséquente des taux d’absentéisme.

Parler avec la BBC, Sally Augustin, psychologue de l’environnement et du design chez Design with Science dans l’Illinois, dit que bien qu’il soit possible de travailler dans des endroits surpeuplés, nous faisons de notre mieux lorsque nous sommes en mesure de nous concentrer totalement: « C’est dommage de gaspiller des capacités en n’offrant pas aux gens un endroit qui peut promouvoir leur travail ».

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STEGMEIER CONSULTING GROUP REPORT

Enfin, le Stegmeier Consulting Group, dans une étude visant à sonder l’état des bureaux à ciel ouvert, a également recueilli les différentes plaintes reçues des travailleurs interrogés. Voici ce qui en est ressorti:

  • Le33% des répondants se sont plaignait de distractions sonores continues;
  • Le25% dénoncé le absence totale de soi-disant «privacy, “audible privacy” (ce qui signifie l’impossibilité de faire ou de recevoir appels téléphoniques, sans être entendu par les autres);
  • Le 19% s’est plaint de la fréquence des pannes indésirables;
  • 8% ont signalé le manque de ce que l’on appelle la « confidentialité visuelle » (cela ne permet pas de à l’abri du regard des autres);
  • 6% se sont plaints de distractions visuelles;
  • 1% il a eu se plaindre sur face à la nettoyage et la salubrité de l’environnement

ESPACE OUVERT: PRO ET CONTRE

Sur la base de ces études et des différentes conclusions auxquelles elles sont parvenues, nous pouvons combiner, en deux catégories, tous les avantages et inconvénients liés au travail dans un bureau en espace ouvert. Voyons plus précisément quels sont:

AVANTAGES

En réaction aux petits bureaux anonymes et tous identiques, des espaces ouverts ont été créés dans le but de favoriser le partage, la collaboration et l’échange d’idées. Les avantages de travailler en espace ouvert peuvent être résumés dans ces 4 points:

  1. Horizontalité: dans un bureau sans murs ni séparations, il est plus facile de percevoir la la proximité entre collègues, le renforcement de l’intégration et, tout en maintenant la différence de rôles et de responsabilités, déconstruire les hiérarchies avec un augmentation conséquente de la motivation personnelle.
  2. Contamination: travailler dans un espace permet l’échange entre différents secteurs et équipes. Compétences, activités, expérience des différents secteurs de l’entreprise deviennent une valeur partagée. La contamination des idées et des compétences est la base de l’innovation.
  3. Socialisation: la proximité et le partage de l’espace favorisent l’interaction et socialisation entre personnes qui travaillent dans la même entreprise.
  4. Collaboration:l’ouverture des espaces favorise un sentiment de fluidité et de dynamisme, les communications sont facilitées, les informations circulent plus rapidement, si ainsi que des idées.

Lorsque les espaces ouverts renforcent ces 4 aspects, une augmentation de la productivité, de la motivation et du bien-être des personnes est probable dans l’entreprise. Si déjà en 2010, selon une étude réalisée par l’International Facility Management Association, environ 68% des personnes travaillaient dans un bureau sans murs ou avec des cloisons minimales, ce pourcentage a désormais augmenté.

INCONVÉNIENTS

Mais le scénario est-il vraiment si positif? Selon des études et des recherches aussi récent, la popularité des espaces ouverts par les employés est très faible, et les raisons de se plaindre sont nombreuses. En particulier, ceux-ci sont signalés criticité du travail en espace ouvert:

  • Absence ou très peu de protection de la privacy;
  • Surcharge sensorielle: le partage du même espace soumet les gens à des stimuli sonores et visuels continus;
  • Difficulté à se concentrer, facilité de perte de temps et augmentation du stress;
  • Frictions entre collègues: les murs se séparent, c’est vrai, mais ils peuvent aussi jouer un rôle de protection et de médiation entre les gens.

Les espaces ouverts reposent sur des équilibres subtils, c’est pourquoi une bonne conception du lieu de travail peut faire beaucoup pour limiter les inconvénients et améliorer tous les aspects positifs d’un bureau sans murs ni séparations.

COMMENT BIEN TRAVAILLER EN ESPACE OUVERT

Ce sont quelques bonnes pratiques utiles tant du point de vue de l’entreprise que de la personne:

  • Travailler dans un espace ouvert est bien, mais il est important qu’il y ait des salles séparées et plus petites où les gens peuvent passer un appel, se réunir dans quelques-uns ou même s’isoler pour atteindre la concentration nécessaire.
  • Des structures légères et non invasives peuvent souvent être utilisées, mais capables de créer une séparation entre les postes de travail, utile pour protéger la vie privée et définir l’espace personnel. Afin de limiter les conséquences négatives du bruit, des panneaux insonorisants peuvent également être utilisés.
  • Les postes de travail doivent être grands, équipés de tous les accessoires et accessoires d’ameublement utiles dans un bureau fonctionnel, confortable et efficace.
  • Chacun doit être équipé d’un casier pour ranger les documents et matériaux personnels, d’une chaise ergonomique et, éventuellement, de tous les accessoires nécessaires pour maintenir une posture correcte.
  • Il est bien sûr essentiel que chacun s’engage à respecter l’autre et l’espace partagé. Le ton de la voix, les sonneries de téléphones portables, l’utilisation d’appareils, tout comportement qui peut déranger, dégénérer ou créer le chaos et la confusion doivent être évités.
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CONCLUSIONS

Bien que né avec la plus grande bonne foi en essayant de rendre l’environnement de travail est un lieu moins aliénant, plus engageant dans lequel les gens pouvaient se sentir chez eux, en réalité le bureau à aire ouverte n’a pas aptitude avérée à remplir ces conditions; ici, en fait, que aujourd’hui, nous commençons à penser à différents systèmes de bureau.

Les architectes et les professionnels proposent d’opter pour une solution hybride, qui implique de petits « ajustements »”. La suggestion est de se concentrer sur les salles flexibles et les postes de travail modulaires, avec des panneaux de séparation pour protéger la vie privée des employés. De cette façon, il ne sera pas nécessaire de renverser l’ensemble du bâtiment et vous pourrez redonner une certaine tranquillité d’esprit aux travailleurs.

Surtout pour ceux qui, avec un terme scientifique, sont classés comme « higly sensitive person » ou personnes qui sont excessivement influencées par l’environnement extérieur et qui ne peuvent pas sortir une araignée d’un trou, quand ils perçoivent qu’ils sont observés par d’autres.

Étant donné qu’il s’agit de sujets « très sensibles », qui accordent une attention exagérée à ce que leurs collègues pourraient penser d’eux, ils font en effet un effort énorme pour supporter la charge de stress émotionnel auquel ils sont quotidiennement exposés. Et plutôt que de se exposer à la risée, ils préfèrent rester inactifs, avec des conséquences catastrophiques sur le front de la performance et de l’estime de soi.

Si vous avez trouvé l’article intéressant et que vous avez l’intention de renouveler ou de modifier votre environnement de bureau, qu’il soit espace puvert ou non, n’hésitez pas à laisser un commentaire à la fin de l’article et à nous faire part de vos idées et de vos doutes à ce sujet!

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