RECEPTION: INTRODUZIONE
Si legge spesso che la reception è il biglietto da visita di un’attività, commerciale o professionale che sia. Chi può fare a meno di una reception in ufficio? Il paragone è assolutamente calzante perché lo spazio di ricezione e d’attesa ha proprio la funzione di introdurre il contesto in questione, mettendo a proprio agio utenti o clienti. CasaOmnia definisce soluzioni per ambienti d’accoglienza sottolineando i suoi tre elementi fondamentali: gli arredi, i colori e gli accessori.
IMPORTANZA DELLA RECEPTION
Che si tratti di aziende, enti pubblici o privati, strutture ricettive e sanitarie, la reception deve rispondere a diversi tipi di esigenze, non solo quelle degli utenti ma anche dello stesso personale che vi lavora. Da questo punto di vista a fare la differenza è proprio il giusto equilibrio tra il confort offerto ai fruitori e la funzionalità garantita a chi svolge compiti operativi. I banconi reception ad esempio devono avere altezza e ampiezza tali da consentire ai dipendenti di muoversi agevolmente da una postazione all’altra.
Lo stesso vale per la clientela che deve potersi avvicinare facilmente e utilizzare i ripiani per appoggiare documenti e compilare modulistica. La scrivania reception deve essere scelta ad arte, assicurando comunicazione e accessibilità per l’utenza ma anche riservatezza e praticità per chi vi sta dietro.
ELEMENTI CARATTERISTICI
Dal punto di vista di chi riceve, l’elemento fondamentale della zona accoglienza è il bancone reception. A seconda del tipo di attività svolta e dell’immagine aziendale, andremo a scegliere le linee, i colori e i materiali più adatti a trasformare un arredo qualsiasi nel biglietto da visita della nostra attività.
Dal punto di vista di chi viene ricevuto, però, la reception è semplicemente l’elemento dato per scontato. Ciascuno di noi, infatti, è abituato a trovare banconi al Punto informazioni del supermercato, dall’estetista, nello studio legale, dal dentista, in hotel e in decine di altri contesti più o meno frequentati.
Per fare la differenza, quindi, è necessario andare “oltre”. Una zona accoglienza efficace non coinciderà solamente con il bancone reception, ma curerà anche altri aspetti dell’ospitalità.
Per quanto lo spazio possa essere contenuto, progettare una zona attesa è una piccola attenzione che contribuirà a far sentire più “coccolati” ospiti e visitatori. Non parliamo di vere e proprie sale d’attesa, ma di angoli nei quali chi attende di essere ricevuto può prepararsi all’incontro, riorganizzare le idee, sfruttare a piacere un tempo morto o, semplicemente, non sentirsi a disagio e d’intralcio.
Divani o sedie confortevoli e tavolini con brochure informative, riviste di intrattenimento e materiale per la scrittura sono perfetti
ACCESSORI
Dopo aver posizionato i fondamentali, si può pensare ad una serie di plus che valorizzino l’ambiente e l’immagine di chi accoglie nella reception.
Complementi di arredo come appendiabiti, portariviste, cestini gettacarte e divisori sono elementi utili e funzionali; espositori, piante e tende tecniche, invece, arricchiranno la zona dal punto di vista estetico.
Appendere alle pareti poster celebrativi o informative riguardanti la vostra offerta darà la possibilità a chi vi sta attendendo di iniziare a conoscervi anche prima dell’incontro effettivo: in questo caso, il nostro consiglio è di studiare bene immagini e contenuti con un esperto di comunicazione e marketing.
Se lo spazio e il contesto lo permettono, infine, una piccola area ristoro sarà il fiore all’occhiello della vostra zona accoglienza. Offrire un caffè, qualche caramella o anche solo un semplice bicchiere d’acqua a chi arriva è una cortesia sempre utile e apprezzata.
NON TUTTE LE RECEPTION SONO UGUALI
In base al luogo e alla categoria di servizio offerto occorre allestire un diverso tipo spazio per accoglienza. Il compito di quest’area è polifunzionale, è cioè un luogo di primo contatto, di incontro, di produttività, ma deve servire anche a veicolare identità e valori aziendali. Nella progettazione concettuale conta molto anche la sua posizione, la direzionalità e la distanza tra i diversi punti che devono o possono essere raggiunti da questa postazione.
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