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UFFICIO DEL FUTURO: COME SARÀ?

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UFFICIO DEL FUTURO: INTRODUZIONE

Come sarà l’ufficio del futuro? Gli esperti dicono che sarà multifunzionale, ecosostenibile, riconfigurabile, agile, dinamico, flessibile e attento al benessere delle persone. L’ufficio del futuro, infatti, sarà costruito attorno agli utenti.

La percezione dello spazio di lavoro, singolo o condiviso, sta decisamente cambiando grazie a una serie di dinamiche che coinvolgono la nostra vita: in primis la tecnologia, la flessibilità del lavoro e l’attenzione alla sostenibilità e alla salute di chi vive questi luoghi.

Sarà favorita la condivisione delle informazioni e la collaborazione, interaziendale e all’interno dell’azienda stessa, con il supporto di dispositivi e applicazioni e, inoltre, si inseriscono nuovi modelli organizzativi per l’ufficio che puntano maggiormente alla gradevolezza del luogo piuttosto che alla produttività delle ore trascorse alla scrivania.

Ecco cosa ne pensa a riguardo Emanuele Madini, di P4I-Partners4Innovation:

«La trasformazione digitale inizia dalla postazione di lavoro di ciascun collaboratore. I vincoli di spazio e tempo si stanno sgretolando: oggi le tecnologie permettono alle persone di svolgere i propri compiti dove, come e quando preferiscono, attraverso gli strumenti più appropriati. Un cambio di paradigma che molte aziende hanno già realizzato, con risultati al di là delle aspettative».

Lo spazio in cui tutti i giorni ci troviamo a svolgere il nostro lavoro influisce più di quanto possiamo immaginare sulle nostre performance. Un ambiente di lavoro funzionale e moderno può contribuire sensibilmente all’aumento del benessere dei lavoratori che è fondamentale per l’incremento della produttività (vi sono figure in azienda esclusivamente dedicate ad aumentare i livelli di soddisfazione dei dipendenti!)

Secondo quanto rilevato da un recente studio condotto dalla società di ricerche PAC, il 57% delle imprese italiane è intenzionato a offrire nei prossimi anni modelli e spazi di lavoro più flessibili ai propri dipendenti, fornendo loro anche sistemi per accedere in modo sicuro ai dati aziendali da remoto.

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UFFICIO DEL FUTURO: CARATTERISTICHE

Con un ambiente di lavoro che diventa sempre più flessibile, che caratteristiche avrà dunque l’ufficio del futuro?

Innanzitutto, la postazione fissa sarà ben presto un lontano ricordo. Scompariranno gli impiegati seduti alla stessa scrivania, che non possono allontanarsi dalla propria postazione dato che il lavoro è concentrato all’interno di un solo dispositivo.

Al suo posto si affermerà il concetto di “workspace”, che offre la disponibilità di uno spazio di lavoro online che consente a ciascun lavoratore di accedere in maniera univoca alle proprie informazioni di lavoro indipendentemente dal luogo o dal device utilizzati per l’accesso.

I lavoratori saranno incoraggiati a spostarsi frequentemente da una scrivania all’altra, e a farne uso solo quando strettamente necessario, seguendo la pratica del cosiddetto hotdesking, utile a stimolare la creatività e le abilità di problem solving. Smart working e strumenti di condivisione diventeranno la regola e non più eccezioni.

E poi non va tralasciato il livello di comfort dell’ambiente, che sarà sempre più elevato dal momento che le neuroscienze offrono oggi prove scientifiche dell’effetto di colori, forme, suoni e aria sul livello di concentrazione e benessere durante lo svolgimento di un compito.

Una ricerca realizzata ad Harvard ha scoperto, infatti, che gli uffici dotati di un migliore sistema di ventilazione, di un’illuminazione più naturale e di temperature medie incrementano le performance dei dipendenti, oltre ad aiutarli a dormire meglio quando poi rientrano a casa.

Ecco dunque che nell’ufficio del futuro si porrà maggiore attenzione anche all’aspetto estetico, oltre che ergonomico e funzionale, di colori, luci, arredi e punti di accesso a strumenti e documenti affinché le persone possano lavorare al meglio.

INTELLIGENZA ARTIFICIALE

L’ufficio dei futuro ospiterà l’Intelligenza Artificiale (AI). L’impatto dell’AI a tutt’oggi non è ancora facilmente misurabile. C’è chi ritiene che contribuirà a creare molti nuovi posti di lavoro.

Altri ipotizzano, invece, che riprogetterà il posto di lavoro digitale, riducendo l’attività umana. Gartner riporta la questione ai suoi fondamentali, sottolineando come a essere automatizzate saranno le attività di routine.

Grazie all’AI le persone avranno maggiore libertà di gestire attività di valore in termini di creatività e progettualità.

ROBOBOSS

Analizzando ciò che i manager fanno ogni giorno, bot e AI già oggi possono eseguire diversi compiti come validare refertazioni o progetti, individuare anomalie ma anche assumere, licenziare, valutare le prestazioni lavorative o gestire i progetti.

Nell’ufficio del futuro saranno applicati diversi algoritmi che supporteranno le Line of Business nello svolgimento delle loro mansioni: i responsabili delle risorse umane, i dipartimenti di controllo, gli uffici acquisti, le unità di sviluppo e di produzione e via dicendo. Senza sostituire le funzioni di gestione più alte, i Roboboss diventeranno sempre più comuni nelle aziende.

LUOGHI DI LAVORO PIU’ INTELLIGENTI

L’ufficio del futuro continuerà a implementare un’intelligenza incrementale. L’Internet of Things apporta un contributo fondamentale alla governance. Già oggi sensori e applicazioni gestiscono e supervisionano gli edifici intelligenti per controllare climatizzazione, energia, potenza elaborativa, sicurezza.

Si moltiplicano attuatori e connettori collegati a sensori di misurazione e di rilevamento, videocamere, tag RFID per individuare ogni tipo di asset e semplificare cespitazione, manutenzione e controllo.

In futuro l’IoT abiliterà nuovi servizi: dall’assegnazione dei parcheggi e delle postazioni di lavoro alla gestione di nuovi punti di contatto che supporteranno il lavoro delle persone come, ad esempio, totem interattivi, e-board, installazioni polifunzionali basate su un uso evoluto del digital signage.

Intelligenza digitale da un lato e Big Data Management dall’altro, favoriranno il lavoro delle persone aiutando le organizzazioni a essere sempre più efficienti e proattive.

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ASSISTENTI PERSONALI VIRTUALI

Un altro tech topic dell’ufficio del futuro è il machine learning. Algoritmi di apprendimento automatico e più familiarità con l’automazione favoriranno l’ingresso di Virtual Personal Assistant (VPA) nelle aree di lavoro.

Gli assistenti vocali come Siri, Cortana, Google Now e Alexa hanno fatto passi da gigante da quando sono entrati nella vita quotidiana dei consumatori.

Le aziende registrano un forte ritardo ma i provider stanno portando avanti nuovi sviluppi: IBM Watson, ad esempio, sta lavorando con una rete di partner nel settore delle forniture d’arredo per introdurre il machine learning e il deep learning negli assistenti vocali.

In prospettiva, le imprese si orienteranno verso l’adozione dei VPA per le attività legate alla formazione, alla gestione del calendario e altro ancora.

Questi assistenti inizieranno anche a parlare e a coordinarsi l’uno con l’altro, integrati nelle installazioni interattive, nelle e-board e in tutte le soluzioni a supporto del lavoro nelle organizzazioni. Gli analisti prevedono che nel  prossimo futuro, un’ondata di VPA inonderà i workplace.

CAMBIAMO LE PROFESSIONI E CAMBIANO I PROFESSIONISTI

I continui cambiamenti tecnologici impattano sui lavoratori, sui loro ruoli e sui loro compiti e, quindi, sull’ufficio del futuro.

La digitalizzazione sta cancellando alcune professioni ma ne sta creando altre. Gestire i big data chiama in causa i Data Science; gestire le interfacce utente legate al moltiplicarsi di applicazioni e dispositivi chiama in causa i team DevOps e i Service Designer; la Internet of Things chiama in causa system integrator ma anche Digital Asset Manager capaci di ripensare le piattaforme che gestiscono i contenuti veicolati attraverso oggetti connessi e comunicanti, sempre più multifunzionali.

GIG ECONOMY

“Gig” in inglese significa lavoro temporaneo. Il concetto di economia gig non è una novità. Capitalizzare le proprie competenze e il proprio tempo per fornire contributi all’azienda non è banale.

Designer, sviluppatori, ma anche traduttori possono fornire i propri servizi attraverso formule aperte di gestione della domanda e dell’offerta. In prospettiva, l’ufficio del futuro promuoverà talent management e cross-collaboration.

La gig economy si tradurrà per le risorse esterne in contributi premiati con denaro mentre, a livello interno, con avanzamenti di carriera. Certo è che sarà necessario ripensare le piattaforme di scambio, dato che i lavoratori freelance porteranno le proprie tecnologie all’interno del perimetro aziendale.

Significa preventivare nuove policy utilizzando informazioni utili a valutare la capacità dei lavoratori di riempire i ruoli di cui c’è maggiore richiesta.

DESTREZZA DIGITALE

Quando Gartner parla di destrezza digitale si riferisce all’abilità ma anche alla volontà dei lavoratori di utilizzare le tecnologie esistenti ed emergenti. Il successo sul lavoro sarà dato da una forma mentis aperta ed elastica, curiosa e agile, che non oppone resistenza al cambiamento.

Anzi, vincerà chi sarà sempre disposto a imparare e ad affrontare con entusiasmo la trasformazione digitale. Nel Curriculum Vitae 4.0 la tecnologia gioca e giocherà sempre più un ruolo primario rispetto a qualsiasi posto di lavoro. Indipendentemente dal settore di riferimento e dal titolo professionale, la destrezza digitale sarà determinante per il lavoro.

Nell’era della disruption, l’agilità 4.0 sarà un detonatore del cambiamento positivo, che permetterà a certe aziende di essere più competitive e più all’avanguardia di altre.

Microsoft Envisioning Center

Il Microsoft Envisioning Center è il laboratorio dell’azienda informatica statunitense dove si studiano e si sperimentano le tecnologie all’avanguardia per implementare l’ufficio del futuro. Situato a Redmond, sede della company di Gates e Allen, è un concentrato di innovazione. Non poteva non avere un ‘luogo di lavoro’ all’altezza.

Così è stato chiesto a Studio O+A di progettare un ufficio che si distacca completamente dai canoni dei comuni spazi di lavoro, in grado non solo di assecondare la velocità del cambiamento in atto nella “way of working”, ma anche di anticiparla.

Dimenticata l’impostazione standard: postazioni computer, zone relax e meeting room, il Microsoft Envisioning Center propone una visione di come potrebbe essere un ufficio ideale.

Tutto ruota attorno al modulo geometrico della Next Generation Meeting Hexagon, costruito con pannelli di legno e pannelli fonoassorbenti, dotato di telecamere a 360°, lavagne interattive in grado di tenere in memoria tutto quello che viene scritto e sgabelli lungo il perimetro. L’Hexagon è stato pensato per supportare video conferenze avanzate e permette un’interazione multi-dimensionale tra partecipanti e pareti informative tecniche.

Questa è la dimostrazione di come tecnologia e spazio fisico lavoreranno sempre più insieme per fornire servizi senza soluzione di continuità nell’ambiente di lavoro.

Completa il Microsoft Envisioning Center l’angolo caffetteria. Lo spazio è inondato dalla luce naturale ed è dotato di grandi lampade che – in maniera autonoma – si regolano in base alla luminosità dell’ambiente.

Di nuovo, la tecnologia c’è ma non si vede. “C’è ancora un acceso dibattito sul fatto che la progettazione dell’ambiente di lavoro possa effettivamente facilitare il cambiamento dello stesso, commenta Primo Orpilla, “Immagino che questa sia una realtà, ma che si realizza solo se le persone che usano lo spazio ne capiscano appieno il concept e siano disposte a lasciarlo funzionare”.

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PROSPETTIVE FUTURE

Secondo un’indagine condotta da Regus su 22.000 manager e professionisti, il progressivo miglioramento tecnologico e la digitalizzazione hanno portato alla ricerca di luoghi di lavoro agili e flessibili che si rifanno al concetto del telelavoro.

Questo consente di restare sempre operativo-produttivo pur non trovandosi nel proprio ufficio. La nuova tendenza è rivolta ad apposite strutture eroganti servizi di smart working, in cui lavorare senza costi fissi e con la massima liberà di orario.

Francis Cleary sottolinea: “Al contrario di ciò che crede la gente, per progettare l’ufficio del futuro non basta trovare la posizione giusta per le scrivanie”.

“Ciò che davvero conta è rispondere a tre domande fondamentali: quando, dove e come viene svolto il lavoro. I vantaggi del co-working e di una maggiore mobilità non sono più una prerogativa dei millennial, ma anche delle altre generazioni di lavoratori. Gli uffici del futuro, quindi, devono essere spazi in cui produttività, creatività e collaborazione la fanno da padrone.”

Dal sondaggio di Regus del 2017 è emerso che ben un quinto dei senior manager e proprietari di aziende di tutto il mondo che vi hanno preso parte ha scelto i business center come luogo preferito per lavorare da remoto. Cleary prosegue:

“Gli uffici del futuro si stanno trasformando in una sorta di destinazione in cui si sceglie di lavorare semplicemente perché è il luogo in cui si lavora meglio”.

NUOVO PARADIGMA LAVORATIVO

I temi di sostenibilità e attenzione al benessere delle persone sono ormai diventati pilastri dello stile di vita dell’uomo moderno. Il verde è sempre presente: che siano piante e fiori, o interi giardini e terrazze, questo elemento naturale aiutano l’umore e la salute.

A tal proposito uno studio effettuato dall’Università di Exter ha confermato l’ascendente positivo di piante e fiori sulla produttività dei dipendenti, che aumenterebbe addirittura del 15%.

La vita lavorativa è inoltre molto spesso legata al tempo libero delle persone: l’esigenza che nasce oggi è quindi di poter avere una connessione tra sport e lavoro.

Non a caso molte aziende hanno inglobato all’interno del loro workspace palestre e strutture per permettere ai dipendenti di rimanere tonici e di migliorare il loro stato di salute: questo avviene grazie ai benefici delle attività sportive che liberano le endorfine, incidendo positivamente sull’umore e sull’equilibrio mente-corpo.

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CONCLUSIONI

Come potremmo allora pensare che i nostri uffici possano restare sempre gli stessi, con desktop, telefoni fissi e scrivanie immobili?

Tanto più che ora nel nostro Paese non si fa che parlare di flessibilità, di smart-working, di lavoro da casa. La maggior parte delle persone prevedono che l’ufficio del futuro sarà più interattivo, collaborativo e semplificato rispetto a quelli odierni grazie a tecnologie e processi che renderanno possibili modalità di lavoro innovative.

Addirittura le innovazioni pensate includerebbero droni, ologrammi,comunicazioni Bluetooth e trasmettitori sensoriali.

Andrew Laing, AD di DEGW, afferma che: «La classica struttura “dalle 9 alle 5 in un ufficio” sta cedendo il passo a un ambiente di lavoro virtuale: i dipendenti lavorano 24/7 sul proprio Blackberry o Laptop.

Le aziende possono sfruttare la naturale evoluzione dell’ufficio trovando un equilibrio tra spazio virtuale e fisico. Questo potrebbe aumentare la produttività ed abbassare i costi, senza sacrificare la cultura di impresa né la motivazione individuale.

I dirigenti aziendali innovativi hanno recentemente riconosciuto che la tecnologia permette ai loro dipendenti di essere mobili, di lavorare con i colleghi a distanza e in tempi diversi, e di concludere il lavoro in vari modi, sia in ufficio che fuori. Queste imprese hanno risparmiato, hanno aumentato la flessibilità del lavoro e sfruttato i loro immobili nel miglior modo possibile.

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L’ipotesi che la comunicazione virtuale e gli ambienti di lavoro remoti sostituiranno completamente la necessità di raccogliere fisicamente le persone è, comunque, fuorviante. La ricchezza della comunicazione faccia a faccia permette una rapida e personalizzata interazione, che accelera il processo decisionale e il flusso di informazioni, in modi che non sono ancora stati pienamente raggiunti dagli ambienti di lavoro puramente virtuali.

Allo stesso tempo, gli ambienti di lavoro tradizionali stanno diventando sempre più improduttivi e saranno presto fuori moda tra le aziende leader, se non lo sono già. La soluzione potrebbe stare nel posto di lavoro ibrido, un mix di open space e spazi di lavoro chiusi a disposizione degli utenti nel momento in cui ne hanno bisogno. Le aziende dovranno cercare di stare al passo».

Se hai intenzione di progettare il tuo ufficio del futuro, tramite open space o tramite nuove strutture ibride, questo articolo è perfetto per te! Nel caso avessi idee, dubbi o semplicemente commenti da fare, non esitare a lasciare un commento, saremmo ben felici di confrontarci con te!

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