RECEPTION: INTRODUCTION
On lit souvent que la réception est la carte de visite d’une entreprise, qu’elle soit commerciale ou professionnelle. Qui peut se passer d’une réceptionniste de bureau? La comparaison est tout à fait pertinente car l’espace d’accueil et d’attente a précisément pour fonction d’introduire le contexte en question, de mettre à l’aise les usagers ou les clients. CasaOmnia définit des solutions pour des environnements accueillants en mettant l’accent sur ses trois éléments fondamentaux : les meubles, les couleurs et les accessoires.
IMPORTANCE DE LA RÉCEPTION
Qu’il s’agisse d’une entreprise, d’un organisme public ou privé, d’un logement ou d’un établissement de santé, l’accueil doit répondre à différents types de besoins, non seulement ceux des usagers mais aussi ceux du personnel qui y travaille. De ce point de vue, ce qui fait la différence, c’est le juste équilibre entre le confort offert aux utilisateurs et la fonctionnalité garantie à ceux qui effectuent des tâches opérationnelles. I Lescomptoirs de réception, par exemple, doivent être suffisamment hauts et larges pour permettre aux employés de se déplacer facilement d’un poste de travail à l’autre.
Il en est de même pour les clients qui doivent pouvoir s’approcher facilement et utiliser les étagères pour placer des documents et remplir des formulaires. Le comptoir d’accueil doit être choisi avec art, en assurant la communication et l’accessibilité pour les utilisateurs, mais aussi l’intimité et la praticité pour ceux qui se trouvent derrière.
ÉLÉMENTS CARACTÉRISTIQUES
Du point de vue du destinataire, l’élément fondamental de l’espace d’accueil est le comptoir d’accueil. En fonction du type d’activité exercée et de l’image de l’entreprise, nous choisirons les lignes, les couleurs et les matériaux les plus appropriés pour transformer n’importe quel meuble en carte de visite de notre activité.
Du point de vue du destinataire, cependant, la réception est simplement l’élément considéré comme acquis. Chacun d’entre nous, en effet, est habitué à trouver des compteurs au point d’information du supermarché, chez l’esthéticienne, au cabinet d’avocat, chez le dentiste, dans les hôtels et dans des dizaines d’autres contextes plus ou moins fréquentés.
Pour faire la différence, il est donc nécessaire d’aller « au-delà ». Une zone d’accueil efficace ne coïncidera pas seulement avec la réception, mais prendra également en charge d’autres aspects de l’hospitalité.
Quelle que soit la taille de l’espace, la conception d’une salle d’attente est un petit détail qui contribuera à ce que les invités et les visiteurs se sentent plus « choyés ». Nous ne parlons pas de véritables salles d’attente, mais de coins dans lesquels ceux qui attendent d’être reçus peuvent se préparer à la réunion, réorganiser leurs idées, profiter à volonté des temps morts ou, tout simplement, ne pas se sentir mal à l’aise et gênés.
Des canapés ou des chaises confortables et des tables d’appoint avec des brochures d’information, des magazines de divertissement et du matériel d’écriture sont parfaits.
ACCESSOIRES
Après avoir placé les éléments fondamentaux, vous pouvez penser à une série de plus qui amélioreront l’environnement et l’image de la réceptionniste.
Lesaccessoires d’ameublement tels que les porte-manteaux, les porte-revues, les corbeilles à papier et les séparateurs sont des éléments utiles et fonctionnels; les présentoirs, les plantes et les rideaux techniques, en revanche, enrichiront l’espace d’un point de vue esthétique.
Accrocher aux murs des affiches de célébration ou des informations sur votre offre permettra à ceux qui vous attendent de faire connaissance avec vous avant même la rencontre proprement dite: dans ce cas, notre conseil est de bien étudier les images et les contenus avec un expert en communication et en marketing.
Enfin, si l’espace et le contexte le permettent, un petit espace de rafraîchissement sera le point fort de votre espace de réception. Offrir un café, des bonbons ou même un simple verre d’eau à quelqu’un qui arrive est une courtoisie toujours utile et appréciée.
TOUTES LES RÉCEPTIONS NE SONT PAS LES MÊMES
En fonction du lieu et de la catégorie de services offerts, il faut aménager un type d’espace de réception différent. La tâche de cet espace est multifonctionnelle, c’est-à-dire qu’il s’agit d’un lieu de premier contact, de rencontre, de productivité, mais il doit également servir à véhiculer l’identité et les valeurs de l’entreprise. Dans le cadre du design conceptuel, sa position, sa directionnalité et la distance entre les différents points qui doivent ou peuvent être atteints à partir de cet emplacement ont également beaucoup d’importance.
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